tugas ormet 5

1. Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui
2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun / ditaruh dengan cara apa ?
3. Apa yang anda ketahui tentang RECORD RETENTION SCHEDULE
4. Apa yang anda ketahui dengan TABULATING

Jawab

1.) Sistem penyimpanan arsip yang sesuai
Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
• Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
• Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.
Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

2.)Dengan Filling, Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

3.) record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.
Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ).

4.)Tabulating adalah mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing – masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.

tugas ormet 4

TUGAS 4


1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil
2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel
3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui
4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja

Jawab :
1. Syarat-syarat komunikasi dengan baik yaitu :
• Usahakan agar kita sendiri mencapai keterangan yang lengkap
• Usahakan agar terdapat adanya kepercayaan pada kedua belah pihak.
• Usahakan untuk mencapai dasar pengalaman yang sama.
• Gunakanlah kata-kata yang dikenal oleh masing-masing pihak.
• Usahakanlah agar perhatian fihak yang menerima intruksi tetap ada.
• Perhatikanlah hubungan-hubungan.
• Gunakanlah contoh-contoh dan alat-alat visual.
• Praktekanlah penangguhan reaksi.
• Prinsip komunikasi.
2. Cara mengatasi penyimpangan social yang efisien :
a. Sanksi yang tegas
Apa itu sanksi? Sanksi yaitu persetujuan atau penolakan terhadap perilaku tertentu. Persetujuan adalah sanksi positif, sedangkan penolakan adalah sanksi negatif yang mencakup pemulihan keadaan, pemenuhan keadaan dan hukuman. Sanksi diperlukan untuk menjamin tercapainya tujuan dan dipatuhinya norma-norma. Pada pelaku penyimpangan sudah selayaknya mendapatkan sanksi yang tegas, yang berupa hukuman yang tegas sesuai dengan undang-undang yang berlaku demi pemulihan keadaan masyarakat untuk tertib dan teratur kembali.
b. Penyuluhan-penyuluhan
Melalui jalur penyuluhan, penataran ataupun diskusi-diskusi dapat disampaikan kepada masyarakat penyadaran kembali pelaksanaan nilai, yang berlaku yang telah dilanggarnya, harus melalui penyuluhan secara terus-menerus dan berkesinambungan. Terlebih-lebih pada pelaku tindak kejahatan/kriminal. Peran lembaga-lembaga agama, kepolisian, pengadilan, Lembaga Permasyarakatan (LP) sangat diharapkan untuk mengadakan penyuluhan-penyuluhan tersebut.
3. system penyusunan papers menurut abjad
Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :
a. Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya.
b. Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.
Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topik ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topik atau nama yang lainya. system penyusunan papers menurut subyek Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad.
4. Tata kerja : merupakan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bias mencapai tingkat efisien yang maksimal.
Prosedur : merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.
Sistem : merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

tugas ormet 3

RIA OKTORA
32109065
1 DB 14

1. Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui
Jawab :
Birokratis -- Ini adalah satu gaya yang ditandai dengan keterikatan yang terus-menerus kepada aturan-aturan organisasi. Gaya ini menganggap bahwa kesulitan-kesulitan akan dapat diatasi bila setiap orang mematuhi peraturan. Keputusan-keputusan dibuat berdasarkan prosedur-prosedur baku. Pemimpinnya adalah seorang diplomat dan tahu bagaimana memakai sebagian besar peraturan untuk membuat orang-orang melaksanakan tugasnya. Kompromi merupakan suatu jalan hidup karena untuk membuat satu keputusan diterima oleh mayoritas, orang sering harus mengalah kepada yang lain.
Permisif -- Di sini keinginannya adalah membuat setiap orang dalam kelompok tersebut puas. Membuat orang-orang tetap senang adalah aturan mainnya. Gaya ini menganggap bahwa bila orang-orang merasa puas dengan diri mereka sendiri dan orang lain, maka organisasi tersebut akan berfungsi dan dengan demikian, pekerjaan akan bisa diselesaikan. Koordinasi sering dikorbankan dalam gaya ini.
Laissez-faire -- Ini sama sekali bukanlah kepemimpinan. Gaya ini membiarkan segala sesuatunya berjalan dengan sendirinya. Pemimpin hanya melaksanakan fungsi pemeliharaan saja. Misalnya, seorang pendeta mungkin hanya namanya saja ketua dari organisasi tersebut dan hanya menangani urusan khotbah, sementara yang lainnya mengerjakan segala pernik mengenai bagaimana organisasi tersebut harus beroperasi. Gaya ini kadang-kadang dipakai oleh pemimpin yang sering bepergian atau yang hanya bertugas sementara.
Partisipatif -- Gaya ini dipakai oleh mereka yang percaya bahwa cara untuk memotivasi orang-orang adalah dengan melibatkan mereka dalam proses pengambilan keputusan. Hal ini diharapkan akan menciptakan rasa memiliki sasaran dan tujuan bersama. Masalah yang timbul adalah kemungkinan lambatnya tindakan dalam menangani masa-masa krisis.
Otokratis -- Gaya ini ditandai dengan ketergantungan kepada yang berwenang dan biasanya menganggap bahwa orang-orang tidak akan melakukan apa-apa kecuali jika diperintahkan. Gaya ini tidak mendorong adanya pembaruan. Pemimpin menganggap dirinya sangat diperlukan. Keputusan dapat dibuat dengan cepat.

2.Sebutkan manfaat dari organisasi informal
Jawab :
1.Sebagai pendukung tujuan organisasi
2. Sebagai alat komunikasi tambahan
3. Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial
4. Dapat membantu manajer yang kurang mampu

3.

tugas ormet 1

ria oktora
1 db 14
32109065

tugas 1
jawaban :
1. 6 sumber-sumber manajemen :
- Planning
- Organizing
- Motivating
- Controling
- Methods
- Market

2. karena metode hanyalah cara yang dipergunakan sedangkan market adalah wahana untuk memperluas sasaran kegiatan.

3. Efisien adalah Perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan dalam penggunaan sumber-sumber dan waktu (input)
efektif adalah


4. Kegiatan yang termasuk ruang lingkup atau scope dalamO&M adalah :
- analisis organisasi
- komunikasi dalam organisasi
- Tata kerja, prosedur dan sistem kerja
- Pentingnya filling
- Penyimpanan data dan dokumen
- Formulir
- Pendayagunaan mesin kantor dan peralatan
- Penyusunana tata ruang & perencanaannya
- Penulisan laporan
- Penyusunan buku pedoman kerja
- Penyusunan anggaran belanja
- Analisis Kepegawaian