tugas II SIM

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga
informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang
mendapatkan informasi akan menjadi luruh. Keadaan dari sistem dalam hubungannya
dengan keberakhirannya disebut dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem
akan menghindari proses entropy tersebut yang disebut dengan negative entropy atau
negentropy. Apakah sebenarnya informasi itu, sehingga sangat penting artinya bagi suatu
sistem?
Informasi dapat didefenisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal
atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan
kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di
dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang
disebut dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang
menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata (fact) adalah berupa suatu
obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Misalnya informasi “menabrak” merupakan informasi yang kurang jelas. Informasi ini
hanya menerangkan suatu kejadian saja, yaitu menabrak. Kesatuan nyata, yaitu apa yang
ditabrak, oleh siapa, dengan apa dan dimana tidak dijelaskan oleh informasi tersebut. Supaya
informasi menjadi lebih berguna dan lebih mempunyai arti bagi penerimanya, seharusnya
berbunya : “Ali mengendarai mobil dan menabrak tiang listrik di jalan kaliurang kilometer
5”.
B. Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat berceritera banyak, sehingga
perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data
dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf-huruf atau alphabet, angka-angka,
bentuk-bentuk suara, sinyal-sinyal, gambar-gambar dan sebagainya.
DATA INFORMASI
(belum berarti) (bentuk
yang lebih berarti)
Gambar. Data yang diolah menjadi informasi
Di dalam kegiatan suatu perusahaan, misalnya dari hasil transaksi penjualan oleh
sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktur-faktur yang merupakan data dari penjualan
tersebut masih belum dapat berceritera banyak kepada manejemen. Untuk keperluan
pengambilan keputusan, maka faktur-faktur tersebut perlu diolah lebih lanjut untuk menjadi
suatu informasi. Beraneka ragam informasi dapat dihasilkan darinya, misalnya :
 Informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap salesman, berguna bagi manajemen untuk
menetapkan besarnya komisi dan bonus.
 Informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap daerah, berguna bagi manajemen untuk
pelaksanaan promosi dan pengiklanan.
 Informasi berupa laporan penjualan tiap-tiap jenis barang, berguna bagi manajemen
untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang laku terjual.
 Dan lain sebagainya.
SAY A
RAJA
EE
A
B
DIOLAH
SAYA SEDANG
BELAJAR KOMPUTER
Laporan Penjualan Tiap-tiap Salesman
Kode Salesman : A253
Nama Salesman : ALI
Lokasi : DIY
Tanggal Nomer Nilai
Faktur
Faktur
01-08-87 A125/JO/00
100000
01-08-87 A126/JO/00
125000
02-08-87 A127/JO/00
50000
Gambar. Faktur sebagai data diolah menghasilkan beraneka ragam informasi
Telah disinggung bahwa data yang dilah untuk menghasilkan informasi menggunakan
suatu model proses yang tertentu. Misalnya data temperatur ruangan yang didapat adalah
dalam satuan derajad fahrenheit dan data ini masih dalam bentuk yang kurang berarti bagi
penerimanya yang terbiasa dengan satuan derajad celcius. Supaya dapat lebih berarti dan
berguna dalam bentuk informasi, maka perlu diolah dengan melalui suatu model tertentu.
Dalam hal ini dipergunakan model matematis yang berupa rumus konversi dari suatu derajad
fahrenheit menjadi satuan derajad celcius.
Input Proses Output
Gambar. Data yang diolah melalui suatu model tertentu
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang
Laporan Penjualan DIY
Bulan Agustus 1987
Kode Total
Salesman Penjualan
A253 350000
A255 750000
A256 1950000
+
Total Rp 3000000
Laporan Penjualan Barang Tertentu
Bulan Agustus 1987
Kode Unit Harga Total
Barang Jual Satuan
Penjualan
K123 5 1000
5000
K124 10 2000
860F C = 5/9 (F – 32) 300 C
berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali.
Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan
seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus
informasi (information cycle) atau ada yang menyebutnya dengan istilah siklus pengolahan
data (data processing cycles).
Gambar. Siklus informasi
C. Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus
akurat, tepat pada waktunya dan relevan.
Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa meyesatkan.
Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat
karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi
gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan
landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka
dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus
cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir
untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi
mengenai sebab musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah
kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.
Proses
(Model)
Dasar
Data
Input
(Data)
Data
(Ditangkap)
Hasil
Tindakan
Output
(Information)
Penerima
Keputusan
Tindakan
Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan
informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.
D. Nilai Informasi
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan
biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di
dalam proses pegambilan keputusan tentang sesuatu keadaan. Masalahnya adalah berapa
harus dibayar oleh perusahaan untuk mendapatkan informasi tersebut. Apakah informasi
yang didapat sepadan dengan biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkannya? Misalnya
suatu perusahaan minyak membeli hak pengeboran sebesar 10 juta dollar US dan yakin
bahwa investasi tersebut akan sangat bernilai jika pemilikan tersebut mengandung paling
sedikit 5 juta barrel minyak mentah. Sedang perusahaan belum mengetahui seberapa banyak
minyak mentah yang dikandung di dalam pemilikan tersebut. Ketidakyakinan ini dapat
dikurangi dengan mendapatkan informasi tambahan yang berkualitas. Misalnya dengan
mengadakan alat pengukur seismic shot atau meminta pendapat dari ahli geologi minyak.
Untuk maksud mendapatkan informasi tersebut sepadan atau lebih besar atau lebih efektif
dan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan informasi tersebut, maka dikatakan
informasi tersebut bernilai.
Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem
informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan
dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu
dengan biaya untuk memperolehnya. Karena sebagian besar informasi tidak dapat persis
ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai usang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
Pengukuran nilai investasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness, atau
cost-benefit.
GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
A. Definisi Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (manajement information system atau sering dikenal
dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk
mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari
interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah
data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam
kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Secara teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya
tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer.
Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan
pada komputer (computer-based information processing).
SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari besar
kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut :
1. Sistem informasi akuntansi (accounting information system),menyediakan informasi dari
transaksi keuangan.
2. Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan informasi
untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan
penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system).
4. Sistem informasi personalia (personnel information systems)
5. Sistem informasi distribusi (distribution information systems)
6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)
7. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)
8. Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems)
9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information
systems)
10. Sistem informasi teknik (engineering information systems)
Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi
kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level
management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen
tingkat atas (top level management).
Top level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur utama
(president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran,
pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management
dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level
management disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas.
Top level management disebut juga dengan strategic level, middle level management
dengan tactical level dan lower management dengan tehcnical level.
Gambar. Informasi dan SIM untuk semua tingkat manajemen
B. Evolusi/Perkembangan Konsep SIM
Gagasan sebuah sistem informasi untuk mendukung manajemen dan pengambilan
keputusan telah ada sebelum dipakainya komputer, yang memperluas kemampuan
keorganisasian untukmenerapkan sistem semacam itu. Perluasan kemampuan tersebut
sedemikian menyolok sehingga SIM dianggap sesuatu yang baru karena baru kini dapat
dipakai. Banyak dari gagasan yang merupakan bagian SIM berkembang/ berevolusi dari
bagian ilmu pengetahuan lain. Ada empat bidang pokok konsep dan pengembangan sistem
yang sangat penting dalam melacak asala mula konsep SIM: perakunan manajerial, ilmu
Mana-
Jemen
Tingkat
Atas
Manajemen
Tingkat menengah
Manajemen
Tingkat bawah
Infor
masi
Infor
masi
SIM
Sistem informasi akuntansi
Sistem informasi pemasaran
Sistem informasi manajemen persediaan
Sistem informasi personalia
Sistem informasi distribusi
Sistem informasi pembelian
Sistem informasi kekayaan
Sistem informasi analisis kredit
Sistem informasi penelitian dan
pengembangan
Sistem informasi teknik
Data transaksi
informasi
Direktur
Wakil direktur
Eksekutif lain
Kepala divisi
Kepala cabang
Mandor
Pengawas
pengetahuan manajemen, teori manajemen, dan pengolahan komputer.
Perakunan Manajerial
Disini perlu dianggap bahwa bidang perakunan dibagi atas dua bidang pokok, yaitu
perakunan keuangan dan perakunan manajerial. Perakunan keuangan (financial accounting)
berhubungan dengan pengukuran pendapatan dalam suatu periode tertentu, misal dalam satu
bulan atau satu tahun (laporan rugi-laba/income statement) dan melaporkan status keuangan
pada akhir periode (neraca). Karena sebuah oraganisasi beroperasi secara terus menerus
sepanjang waktu, pengukuran pendapatan untuk suatu jangka waktu tertentu meliputi
pertanyaan-pertanyaan pengukuran penerimaan dalam suatu periode dan mengenali serta
membandingkan biaya yang timbul untuk menghitung laba.
Sistem pelaporan untuk organisasi yang dikembangkan oleh perakunan manajerial pada
umumnya mencerminkan gagasan perakunan tanggungjawab (responsibility accounting) dan
perakunan mampulaba (profitability accounting). Laporan tersebut disusun untuk
menunjukkan adanya penyimpangan dari rencana prestasi dan sebab-sebab penyimpangan
tersebut.
Analisis biaya dipakai dalam perakunan manajerial untuk menentukan biaya yang
paling relevan dalam pengambilan keputusan. Biaya yang relevan ini dapat berupa biaya
penuh (full cost), biaya langsung (direct cost), biaya marjinal (marginal cost), biaya
penggantian (replacement cost), biaya keluangan (opportunity cost) atau lain-lainnya.
Perakunan manajerial juga menggunakan teknik keputusan yang berorientasi pada biaya
seperti penganggaran modal, analisis impas dan penetapan harga transfer.
Singkatnya, perakunan keuangan adalah sebuah sistem informasi dengan aturan dan
pengolahan ke arah menyuguhkan informasi yang tepat bagi penanam modal dan
pemberikredit. Perakunan manajerial adalah sebuah sistem informasi yang berorientasi pada
manajemen intern serta pengendalian dan karenanya berhubungan erat dengan SIM.
Ilmu Pengetahuan Manajemen
Ilmu manajemen atau penelitian operasional adalah penerapan metode ilmiah dan
teknik-teknik analisis kuantitatif terhadap masalah manajemen. Beberapa di antara
konsep-konsep pokoknya adalah:
1. Penekanan ancangan sistematis dalam pemecahan persoalan dan penerapan metode
ilmiah pada penelitian.
2. Memakai model matematis dan prosedur matematis serta statistis dalam analisis.
3. Bertujuan mencari keputusan optimal atau kebijakan optimal.
Ilmu pengetahuan manajemen dalam penyelesaiannya cenderung memakai kriteria
ekonomis atau teknik daripada kriteria perilaku, dengan penekanan metode teknis dalam
memecahkan persoalan. Keberhasilan ilmu pengetahuan manajemen di dalam organisasi
yang paling menyolok adalahpada persoalan operasional dan keputusan taktis. Misalnya
manajemen sediaan barang (inventory management) telah mendapat perhatian besar,
demikian pula penjadualan produksi, penentuan letak pabrik, penjaluran angkutan
(transportation routing), dan analisis penanaman modal.
Beberapa teknik umum sehubungan dengan ilmu pengetahuan manajemen adalah:
• Pemrograman linier (linear programming)
• Pemrograman integer (integer programming)
• Pemrograman dinamis (dynamic programming)
• Teori pengantrian (queueing theory)
• Teori permainan (game theory)
• Teori keputusan (decision theory)
• Simulasi (simulation)
Ilmu pengetahuan manajemen adalah sebuah perkembangan penting dalam sistem
informasi manajemen berdasarkan komputer, karena ilmu pengetahuan manajemen telah
mengembangkan prosedur-prosedur untuk analisis dan pemecahan berdasarkan komputer
dalam banyak jenis persoalan keputusan. Ancangan sistematis dalam pemecahan persoalan,
pemakaian model, teknik-teknik ilmu pengetahuan manajemen, dan algoritma pemecahan
berdasarkan komputer umumnya digabungkan dalam rancangan SIM.
Teori Manajemen
Dalam memahami evolusi konsep SIM, perkembangan terakhir dalam teori manajemen
cukup pesat. Bila dalam ilmu pengetahuan manajemen perkembangannya menekankan
optimisasi sebagai tujuan, maka teori manajemen sekarang menekankan pemuasan dan
mempertimbangkan keterbatasan manusia dalam mencari pemecahan. Sejumlah periset
manajemen telah memusatkan perhatian pada segi-segi keperilakuan dan motivasi pada
struktur keorganisasian serta sistem dalam organisasi. Perkembangan dalam teori manajemen
ini penting untuk merancang SIM, karena membantu dalam memahami peranan sistem
manusia/mesin serta bermanfaat untuk mengembangkan model-model keputusan.